[fa icon="calendar'] 28.4.2016 10:12 / kirjoittaja Liina Nelimarkka

Lehdisttilaisuuden_jrjestminen_Liina_Nelimarkka.jpg

Mitä viestinnän ammattilaisen tulee ottaa huomioon, kun suunnitteilla on lehdistötilaisuuden järjestäminen? Mitä toimittaja toivoo lehdistötilaisuudelta? 

Ajankohta ja kesto

Hyvä aika on aamulla klo 9-10. Kun lehdistötilaisuus on aamulla, toimittaja ehtii kirjoittaa jutun valmiiksi saman päivän aikana. Lehdistötilaisuuden sopiva kesto on maksimissaan tunti. 

Lehdistötilaisuus kannattaa mahdollisuuksien mukaan ajoittaa sopivaan uutisympäristöön. Lisäksi, mitä paremmin osaat ennakoida tulevien päivien tapahtumaruuhkaa, pystyt ajoittamaan oman tilaisuutesi esimerkiksi hiljaisempaan päivään ja parantaa näin mahdollisuuksiasi saada toimittaja paikalle. (Tapahtuman ajoittamisesta lisää täällä). 

Koska kutsu kannattaa lähettää?

Lehdistötilaisuuden kutsu kannattaa lähettää mielellään edellisellä viikolla. Toimituksissa suunnitellaan usein jo seuraavaa viikkoa. 

Jos lähettää kutsun aiemmin kuin edellisellä viikolla, kannattaa edellisellä viikolla laittaa muistutus. Liikaa muistutuksia ei kuitenkaan kannata laittaa, eikä soitella moneen kertaan perään.

Mitä kutsussa tulee olla?

Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että kutsussa olisi hyvä olla niin paljon tietoa, ettei toimittajan tarvitse soitella perään.

Olisiko jo kutsussa mahdollista antaa embargollisena oleellinen uutistieto? Ainakin kutsussa tulee olla tieto siitä, mihin kysymyksiin lehdistötilaisuudessa vastataan, vaikka vastaukset kerrottaisiinkin vasta paikanpäällä tilaisuudessa. Tieto siitä, mitä kysymyksiä tilaisuudessa käsitellään, on suunnittelevalle toimittajalle oleellista. Tämän tiedon perusteella päätetään, tullaanko tilaisuuteen vai ei: tilaisuuden aiheen näkökulma ratkaisee, onko aihe kiinnostava.

Kutsusta tulee käydä ilmi puhujien taustat. Mitä tahoa he edustavat ja mitkä ovat puhujien tittelit. Kun tilaisuudessa on puhujia monipuolisilla taustoilla, on toimittajien mahdollista saada erilaisia näkemyksiä ja aineksia juttuunsa.

Kalvot ja esitysmateriaalit jakoon

Toimittajan näkökulmasta parasta on, että materiaali jaetaan heti tilaisuuden alussa. Jos materiaali on saatavilla vasta tilaisuuden jälkeen, tästä tulee muistaa mainita heti infon alussa. Tämä siksi, ettei toimittajalta turhaan tuhlaannu aikaa sellaisten muistiinpanojen tekoon, jotka ovat jo valmiina saatavilla.

Monissa toimituksissa resurssit ovat tiukilla ja toimittajat kiireisiä. Lue vinkkimme, miten houkutella toimittaja osallistumaan lehdistötilaisuuteesi.

Kuva: Liina Nelimarkka

lataa-mediavistinnan-abc

Aiheet: mediaviestintä

Liina Nelimarkka

Kirjoittaja Liina Nelimarkka

Liina Nelimarkka on STT:n markkinointipäällikkö ja tämän blogin päätoimittaja.

Tilaa kirjoitukset sähköpostiisi:

New Call-to-action

Viimeisimmät kirjoitukset