[fa icon="calendar'] 28.5.2015 7:10 / kirjoittaja Mika Roman

 Jussi_Nukari_Lehtikuva_Susikuva

Kilpailutukset aiheuttavat harmaita hiuksia sekä ostajille että myyjille. Ei ole kummankaan osapuolen etu, jos kilpailutus ja sen lopputulos eivät vastaa ostajan tarpeita ja tavoitteita. Siksi kirjasin tähän vinkkejä mediaseurantakilpailutusten tyypillisiin sudenkuoppiin, joita kilpailutusten tekijät itselleen helposti kaivavat, jopa huomaamatta.  

  1.  Suunnittele selkeät tavoitteet. Mitkä tarpeet hankinta täyttää? Mieti jo ennakkoon kuka organisaatiossasi käyttää palvelua, saadaanko sen avulla tuloksia pakolliseen raportointiin tai ovatko arkistointi ja hakuominaisuudet tärkeitä. Omat vaatimukset ovat kilpailutuksen perusta. 

  2. Ota etukäteen selvää siitä, mitä on tarjolla. Tutki verkkoa ja tapaa palveluntarjoajia. Mieti painotuksia sosiaalisen median ja toimitetun median seurannassa. Vertaa palveluita omiin käyttötarpeisiin: onko tärkeää selata someosumia vai päästä käsiksi printtilehtiin milloin vain

  3. Painota kokonaisuuksia. Kilpailutukseen vastaaminen on työlästä, jos tarjouspyynnössä on runsain mitoin yksityiskohtaisia kysymyksiä ja jokaisella on ratkaiseva painoarvo. Tarjoaja joutuu kuitenkin tekemään vain yhden tarjouksen, mutta joudut itse vielä työläämmän urakan eteen niiden käsittelyssä. Lukuisten kysymysten pisteyttäminen tarjous toisensa perään ja tulosten ynnääminen ja painottamisprosenttien laskeminen syö aikaa ja hermoja. Osatekijät kannattaakin niputtaa ja arvioida suurempina kokonaisuuksina, esimerkiksi sisällön kattavuutena, järjestelmänä ja asiakaspalveluna

  4. Eurot ovat vain osa lopullista hintaa. Hinta on kilpailutuksissa tärkeä tekijä, mutta kustannuksia kannattaa miettiä myös oman työmäärän kannalta eikä vain palvelun euromääränä budjetissa. Laske arvoa myös sille, paljonko joudut varaamaan aikaa palvelun hyödyntämiseen. Saako kaikki tarvittavat asiat vaivattomasti ja pitääkö palvelusta saatavien tietojen käsittelyyn varata myös jonkun verran tai jopa runsaasti omaa työaikaa? Mielekkäämpi arvio hinnasta tulee, kun lasket sen näin: palvelun hinta + oman työn kustannukset = palvelun kokonaishinta. 

Kilpailutuksen tekeminen on joillekin tahoille lakisääteisesti pakollista, mutta ihan kaikille se on kuluttavaa. Ankara yksityiskohtien tulkinta voi kääntyä itseään vastaan ja rajoittaa vaihtoehtoja. Silti kilpailutus usein edellyttää pitkäaikaista sitoutumista valittuun palveluun. 

Jos mahdollista, puisevan lomakesäädön sijaan kannattaa tutustua tarjolla oleviin vaihtoehtoihin ja käydä palveluntarjoajien asiantuntijoiden kanssa aitoa keskustelua. Kun palveluntarjoaja ymmärtää kokonaistavoitteesi ja tarpeesi, ollaan oikealla tiellä rakentamassa parasta tarjousta ja kokonaisratkaisua juuri sinulle. 

Tärkeintä palveluiden hankinnassa on lopputulos ja hyvä yhteistyö, joka palvelee molempia osapuolia. Se ei nähdäkseni voi onnistua ainoastaan kilpailutuslomakkeilla.  

Kuva: Jussi Nukari / Lehtikuva

 

Mika Roman

Kirjoittaja Mika Roman