[fa icon="calendar'] 30.3.2021 13:38 / kirjoittaja Olli Vesala

blogikuva läppäri-1

Oletko hankkimassa ensimmäistä kertaa tiedotepalvelua kasvavalle yritykselle tai organisaatiolle, joka kaipaa lisää tunnettuutta? Vai oletko epävarma, auttaako nykyinen tiedotejakelupalvelu sinua saavuttamaan asettamasi tavoitteet? 

Olet joka tapauksessa saapunut oikeaan paikkaan, sillä tässä kirjoituksessa käymme läpi kaikki asiat, jotka pitää ottaa huomioon, kun valitsee omiin tarkoituksiinsa parhaiten soveltuvaa tiedotepalvelua.

 

Mikä on tiedotejakelupalvelu, ja mihin sellaista tarvitaan?

Tiedotejakelupalvelun asiakaslupaus ja toimintaperiaate ovat suhteellisen yksinkertaisia: käyttäjän muotoilema viesti välitetään medialle, ja viesti saa sitä kautta näkyvyyttä. Tätä näkyvyyttä voi hankkia myös ilman tiedotepalvelua, mutta tiedotepalvelun kautta saatava skaalaetu piilee siinä, että oikeat vastaanottajat, joita voi olla useita satoja, on helppo tavoittaa muutamalla klikkauksella.

Sähköpostijakelun lisäksi tiedote julkaistaan usein myös muissa kanavissa. Palvelun etuna on myös lähetettyjen tiedotteiden selkeä rakenne ja ammattimainen ulkoasu.

Tutustu tarkemmin STT Info -tiedotejakeluun!

 

Kartoita tavoitteet

Tiedotejakelupalvelun valinta kannattaa aloittaa listaamalla itselleen tärkeimmät tavoitteet ja vaatimukset. Mitä ehdottomasti haluatte palvelukokonaisuuden sisältävän ja mistä voisi tarvittaessa luopua? Riittääkö yksinkertainen mediajakelu vai pyritäänkö samalla tehostamaan viestintää ylipäätään? Painotetaanko hintaa, teknologiaa, palvelukokonaisuuden laajuutta vai vaikeammin mitattavia asioita? Pienellä sisäisellä pallottelulla ja omien tavoitteiden kirjaamisella saa hyvät lähtökohdat vertailun aloittamiselle.

Seuraavaksi käymme läpi perusteellisemmin asiat, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun tutustuu eri palveluihin.

 

Vertailun aika: Huomioi nämä 12 kriteeriä

 

1. Jakelulistojen laajuus

Tiedotepalvelussa tärkeintä on tehokas mediajakelu. Se ei ole mahdollista ilman kattavaa tietokantaa. Ota selvää, kuinka paljon toimituksia ja toimittajia tiedotepalvelun jakelulistat sisältävät. Miten listat on jaoteltu esimerkiksi toimiala- tai mediatyyppikohtaisesti ja miten räätälöitävissä ne ovat? Löytyykö listoilta myös vaikuttajia tai bloggareita? Millä tavalla listoja käytännössä ylläpidetään?

Tiedotepalvelun on myös syytä tukea jakelua omille sidosryhmille. Millaisen oman jakelulistan voit viedä palveluun ja kuinka helppoa se on?

Monet tiedotepalvelut tarjoavat toimittajille, freelancereille ja muille kiinnostuneille mahdollisuuden tilata tiedotteita. Kuinka suuri tämä tilaajakanta on ja millaista lisänäkyvyyttä se tarjoaa juuri sinun organisaatiollesi? On parempi, jos tilaajakantaan kuuluu myös aiheiden perusteella tehtyjä tilauksia, ei vain julkaisijakohtaisia tilauksia.

 

2. Toimitusjärjestelmäjakelu

Jakelun olisi hyvä sisältää myös muuta kuin sähköposteja. Onko palvelussa tarjolla toimitusjärjestelmäjakelu, jolla tiedote jaellaan myös keskeisen median järjestelmiin? Lue täältä, mitä toimitusjärjestelmäjakelu tarkoittaa.

 

3. Muut jakelukanavat

Sähköposti ja toimitusjärjestelmäjakelu on jo käsitelty, mutta siirrä katseesi vielä muihin mahdollisiin jakelukanaviin. Julkaistaanko tiedote automaattisesti myös muissa kanavissa, joissa mahdolliset kohderyhmät liikkuvat? Taloussivustot ja tietokannat voivat olla erinomainen lisä jakeluihin. Tiedotepalveluilla on yleensä myös omat tiedoteportaalinsa, joissa kaikki tiedotteet julkaistaan. Kuinka paljon lisänäkyvyyttä ne tuovat tiedotteellesi?

 

4. Käyttäjäystävällisyys

Hyvä käyttäjäkokemus on tärkeää oli palvelu mikä hyvänsä. Tiedotteita joutuu joskus tekemään kovassa kiireessä, jolloin ei ole aikaa taistella hankalan käyttöliittymän kanssa. Kuinka helppoa tiedotteen sisällön luominen on? Saatko valittua haluamasi vastaanottajat helposti? Miten esikatselu toimii, ja pystytkö jakamaan tiedotteen esikatselua varten myös kollegoille? Myös palvelun käytettävyys kannattaa nostaa esille: kuinka usein palvelu on poissa käytöstä serveriongelmien tai muiden ennalta ilmoittamattomien syiden takia?

 

5. Uskottavuus

Uskottavuutta on vaikea mitata, mutta sillä on merkitystä. Palveluilla ja niitä tarjoavilla yrityksillä on erilainen maine median ja sidosryhmien silmissä. Maine heijastuu väistämättä myös tiedotteita lähettävään yritykseen tai organisaatioon. Mitä toimittaja ajattelee saadessaan tiedotteen jonkin palvelun kautta? Kannattaa tutkia kunkin tiedotepalvelun referenssejä ja käyttäjiä – millaiseen joukkoon haluat kuulua?

 

6. Hinta

Laadusta täytyy maksaa myös tiedotepalvelussa. Hinta-asioita tarkastellessa tulee tietenkin katsoa, mitä hinnalla tarkalleen ottaen saa ja mitä siitä jää uupumaan toisiin palveluihin verrattuna. Hinnoittelumalli on myös hyvä käydä läpi ja peilata oman organisaationne tarpeisiin: nouseeko palvelun hinta, jos tarvitset lisää käyttäjiä vai perustuuko hinta vaikkapa lähetettyihin tiedotteisiin? Eihän palveluntarjoaja aio naruttaa sinua piilokuluilla?

 

7. Sopimusmalli

Työkalu hankitaan pääsääntöisesti ainakin pariksi vuodeksi. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kannattaisi automaattisesti sitoutua määräaikaiseen sopimukseen, koska tulevaa on vaikea ennustaa. Onko toistaiseksi voimassa oleva sopimus mahdollinen ja jos on, millainen on sen irtisanomisaika? Jos sopimus on määräaikainen, uusiutuuko se automaattisesti, ja jos uusiutuu, millaisilla ehdoilla?

Joustavuus sopimusmallin suhteen voi olla indikaattori myös sen suhteen, miten joustava palveluntarjoaja ylipäätään on. Plussaksi voi lukea, jos sopimusta voi muokata tai tarkistaa sopimuskauden aikana.

 

8. Mediaseuranta

Tiedotepalvelu ja mediaseuranta hankitaan usein samalla kertaa, ovathan ne läheisesti sidoksissa toisiinsa. Saatko mediaseurannan samalta luukulta ja samaan sopimukseen? Kannattaa harkita, kuinka suuri käytännön merkitys sillä on, löytyvätkö molemmat työkalut samasta verkko-osoitteesta. Hankinnassa tärkeintä on löytää omiin tarpeisiin sopivat palvelut. Löydät mediaseurannan kilpailutukseen opastusta täältä.

 

9. Julkaisu omilla verkkosivuilla

Tiedotteet julkaistaan tyypillisesti myös organisaation omissa kanavissa. Voisitko yksinkertaistaa omaa työtäsi julkaisemalla tiedotteet yhdellä napin painalluksella myös omilla verkkosivuilla? Millaisia integraatiovaihtoehtoja on tarjolla, ja miten työlästä niiden käyttöönotto olisi?

 

10. Analytiikka ja raportointi

Tiedotteen muotoilu ja onnistunut lähetys on vain ensimmäinen askel onnistuneessa mediaviestinnässä. Jatkotoimenpiteitä ja analyysia varten tiedotepalvelun pitäisi kertoa, miten hyvin tiedote on mennyt läpi, moniko vastaanottaja on avannut viestiä, kuinka paljon tiedotetta on luettu verkossa ja niin edelleen. Mitä kaikkea analytiikka sisältää? Kuinka tiedot on esitetty, ja miten ne saa ulos palvelusta omaa käsittelyä ja seurantaa varten?

 

11. Asiakaspalvelu

Vaikka palvelu olisi miten toimiva hyvänsä, välillä saattaa tarvita apua pikaisella aikataululla. Tiedotepalvelun yhteydessä on syytä olla toimiva asiakaspalvelu, ja alkuvaiheen koulutus on myös plussaa. Millaisia asioita asiakaspalvelun kautta voi hoitaa? Onko puhelintukea tarjolla, ja miten hyvin puhelimeen vastataan? 

 

12. Kansainvälinen ulottuvuus

Organisaatiollasi on asiaa maailmalle – auttaako palveluntarjoaja myös siinä? Millainen partneriverkosto tai jakelu työkalusta löytyy? Mihin se kykenee?

 

Kysy oikeat kysymykset ja vältä ikävät yllätykset

Tästä aihepatteristosta kannattaa haalia itselleen tärkeimmät kriteerit, joista grillaa kunkin palvelun myyjää. Oikeiden kysymysten kysyminen ennen sopimuspapereiden allekirjoittamista on olennaisen tärkeää, jotta välttyy ikäviltä yllätyksiltä – varsinkin jos palveluntarjoaja edellyttää määräaikaisen sopimuksen tekoa.

Samalla kun katsoo sopimuspaperissa vuosia eteenpäin, kannattaa pohtia sitäkin, skaalautuuko tiedotepalvelu myös merkittävästi isompiin tai pienempiin tarpeisiin. Entä jos yrityksesi listautuu: voisiko sama työkalu hoitaa myös pörssitiedotteiden jakelun?

Kannattaa aina pyytää palveluntarjoajan edustajalta kunnollinen esittely työkalun käytöstä, jotta et ole vain puheiden ja myyntikalvojen varassa. Pyydä tarkka esittely sinulle tärkeistä käytännön asioista, kuten käyttöliittymästä ja jakelulistoista.

Kerro meille omista valintakriteereistäsi, ja me kerromme, onko STT Info sinulle sopiva tiedotejakelupalvelu, ja näytämme, miten markkinoiden luotetuin tiedotejakelupalvelu toimii.

Ota yhteyttä ja pyydä esittely

 

Blogin pääkuva: Lehtikuva / Aino Huhtaniemi

Aiheet: mediaseuranta, mediaviestintä, kilpailuttaminen, viestinnän mittaaminen, Viestinnän suunnittelu, Pörssitiedottaminen

Olli Vesala

Kirjoittaja Olli Vesala

STT Viestintäpalveluiden kehityspäällikkö ja STT Infon tuottaja