[fa icon="calendar'] 27.5.2020 12:15 / kirjoittaja Aku Aarnio

Hyvä tiedote kiinnostavasta aiheesta voi mennä hukkaan, jos lähetät sen väärille henkilöille tai väärään aikaan. Tässä muutamia vinkkejä, joilla parannat onnistumismahdollisuuksiasi. 

Tiedote_Cropped

 

Milloin? Mikä on digiajan median rytmi?

Uutisia julkaistaan läpi vuorokauden ja tiedotteita lähetetään entistä enemmän. Omalle tiedotteelle näkyvyyden saaminen on yhä haastavampaa tiedotetulvassa. Osasta toimittajat tekevät uutisen välittömästi ensimmäisen tiedon ilmestyttyä, toisista aiheista toimittajat tekevät juttuaan pidempään, kunnes ne päätyvät julkaistavaksi päivän pääuutislähetyksessä tai aamun painetussa lehdessä. 

Hyvä nyrkkisääntö on lähettää tiedote aikaisin aamulla, mutta välttää aamun tasatunteja. Näin se ehtii toimitusten aamupalavereihin ja saattaa päästä päivän uutisagendalle. Jos aiheessa on aineksia pidempään ja syventävämpään juttuun, kirjoittavia käsiä on vielä tarjolla ja toimittajalla on päivä aikaa työstää aihetta.

Tämän vuoden selvityksemme STT Info -tiedotejakelupalvelun käyttötilastoista paljastaa, että tiedottamisen ajankohdat vaihtelevat edelleen. Edelleen suurin tiedottamispiikki osuu aamuyhdeksän ja kymmenen välille, mutta tiedotteita on tänä vuonna lähetetty hieman enemmän myös varhain aamulla aikavälillä klo 7-9 sekä iltapäivällä klo 14:n ja klo 15 välillä. 

Viikonpäivistä maanantai on perinteisesti ollut hiljaisempi päivä ja etenkin torstai on ollut kiireinen. STT Infon käyttötilastot tältä vuodelta kuitenkin paljastavat, että päiväkohtaiset erot ovat kaventuneet ja maanantai on ponnistanut muiden rinnalle.

Perjantai on niin ikään ollut aikaisemmin melko rauhallinen päivä tiedottamiseen, mutta yllättäen STT Infosta on tänä vuonna lähetetty toiseksi eniten tiedotteita perjantaisin heti torstain jälkeen. Viikonloput ovat hiljaisia, sillä vain alle kolme prosenttia tiedotteista lähetetään viikonloppuisin.

Voikin sanoa, että tiedottamista tapahtuu tasaisesti pitkin viikkoa ja erot päivien välillä ovat tänä vuonna kutistuneet.

On tärkeää huomioida myös päivän muu uutistarjonta. Jos meneillään on suuri uutistapahtuma, voi hyväkin tiedote jäädä sen jalkoihin. Arvioi, voisiko tiedotteen lähettämistä hieman siirtää. Milloin päivän uutistarjonta luo otolliset puitteet viestinnällesi? Pohdi, millaisessa uutisympäristössä haluat saada juuri oman organisaatiosi äänen kuuluviin. (Median agendalla olevat tapahtumat näet STT Prosta!). 

Kenelle? Valitse oikea kohderyhmä

Kenelle tiedote sitten kannattaa lähettää? Helpoimmalta ratkaisulta saattaa tuntua se, että lähettää tiedotteen koko tiedotepalvelun kontaktikannalle - virhe! Se on lyhytnäköinen tie: tiedotusvälineillä ja toimittajilla on omat erityisalueensa, joihin liittyviä asioita he käsittelevät. Matkailutoimittajaa tuskin kiinnostaa, jos joku on lanseeraamassa uutta työnhakupalvelua. Lähettämällä tiedotteita täysin väärille henkilöille pilaat helposti sekä oman että organisaatiosi maineen. 

Huolehdi, että käyttämäsi kontaktikanta on ajan tasalla. Kohderyhmälistojen rakentamiseen kuluu aikaa, mutta se mahdollistaa tarkasti kohdennetun tiedotejakelun juuri niille oikeille toimittajille.

Kerran koottu kontaktilista vaatii säännöllistä päivittämistä. Itse tehtynä tämä kontaktitietojen kerääminen ja päivittäminen on aikaavievää ja kuormittavaa työtä. Viestijän työ helpottuu, jos käytössä on tiedotejakelupalvelu, jonka tarjoajalta saat valmiit medialistat käyttöösi. Tiedotejakelupalvelun tarjoaja huolehtii kontaktilistoista ja niiden ajantasaisuudesta asiakkaan puolesta. Tällöin voi keskittyä tiedotteiden laatimiseen sekä mediasuhteiden ylläpitämiseen. 

Tiedotejakelupalveluista voi hakea toimittajia kiinnostuksen kohteiden perusteella. Toinen hyvä keino löytää se oikea toimittaja on katsoa lehden arkistosta, kuka toimittaja on kirjoittanut juuri tiettyyn aiheeseen liittyvistä asioista. Tämä onnistuu esimerkiksi mediaseurannalla arkistohakua hyödyntämällä. Toimialaseurannan voi rajata koskemaan esimerkiksi vain Helsingin Sanomien printtiversiota kuluneen vuoden ajalta. Näin löydät ne toimittajat, jotka kirjoittavat juuri omasta alastasi ja mitkä ovat niitä asioita, joihin huomio artikkeleissa kohdistuu. 

Ethän unohda bloggaajia! Heitä tulee kohdella kuten toimittajia, eli kohdista tiedotteesi heillekin ala- tai asiakohtaisesti. 

Lisää vinkkejä tiedottamiseen ja medianäkyvyyden hankkimiseen löydät Medianäkyvyyttä nollasta sataan -oppaastamme:

ilmainen-opas-medianakyvyytta-nollasta-sataan

Kuva: Liina Nelimarkka 

Artikkeli päivitetty 27.5.2020.
Alkuperäinen teksti on julkaistu 16.9.2015 ja sen kirjoitti blogin entinen päätoimittaja Liina Nelimarkka. 

Aiheet: tiedote ja tiedottaminen, mediaviestintä

Aku Aarnio

Kirjoittaja Aku Aarnio