[fa icon="calendar'] 30.3.2020 14:32 / kirjoittaja Maunu Anhava

Tiedote_kyn_Liina_Nelimarkka.jpg

Tiedote on mediaviestinnän perusta. Parhaimmillaan hyvä tiedote pysäyttää, herättää kiinnostuksen - ja nousee uutiseksi. Median murroksesta huolimatta perinteinen tiedote on edelleen elintärkeä työkalu uutistoimitukselle

Millainen sitten on hyvä tiedote? Mikä herättää toimittajan kiinnostuksen, saa hänet tarttumaan aiheeseen ja aloittamaan jutun työstämisen?

Voit itse vaikuttaa paljon tiedotteen läpimenoon. Varmista, että tiedotteessasi on seuraavat asiat kunnossa:

Otsikko

Napakka, ytimekäs otsikko on koukku itse tiedotteeseen. Laita siis uutinen jo otsikkoon. Otsikko kertoo sen, mikä tiedotteessa on kiinnostavaa ja merkittävää. Älä tyydy siihen ilmiselvään vaihtoehtoon, vaan hae otsikkoon draamaa; jotain, joka yllättää tai pysäyttää. Muista kuitenkin aina pysyä faktoissa: älä liioittele tai väritä totuutta.

Ajattele, että otsikko kuin tuoteseloste: siitä käy ilmi kaikki tiedotteen olennaisimmat asiat. Muista kuitenkin kiteyttää, jottei otsikko ylitä 120 merkin rajaa. Huomioi otsikoinnissa myös spämmifiltterit ja varo käyttämästä vääriä avainsanoja, jotka jäävät niiden haaviin.

Uutinen kärkeen

Tiedotteessa on oltava uutinen. Jos et tiedä, mikä tiedotteessasi on uutinen, miksi toimittajakaan kiinnostuisi siitä? Mikä tiedotteessa on kiinnostavinta tai uutta tietoa? Nosta se heti kärkeen ja uskalla jättää taustatiedot loppuun. (Lue uutiskriteereistä STT:n tyylikirjasta, luku 2.2.1.). 

Muista, että yleisöä tai toimittajaa eniten kiinnostava tieto ei välttämättä ole se sinulle tärkein tieto, jonka itse haluat saada läpi. Joskus kärkeen on hyvä valita jokin varsinaista pääviestiäsi raflaavampi tieto tai konkreettinen yksityiskohta, jolla rutistetaan uutiskynnyksen yli. Tiedotteella haetaan näkyvyyttä: pohdi, mikä lukijaa kiinnostaa ja mikä vaikuttaa mahdollisimman moneen ihmiseen tai yritykseen.

Toisaalta: muista, että sinulle itsestään selvä tieto voikin muille olla juuri se uutinen. Itselle jo tutuksi tulleisiin asioihin ja omaan ympäristöönsä saattaa helposti sokeutua ja olettaa, että “kaikkihan sen jo tietävät”. Taustoittamisessa on hyödyksi pidemmän ajanjakson perspektiivi. Mitä on tapahtunut aiemmin? Mikä on muuttunut?  

Käytä selkeää kieltä

Kirjoita tiedotteesi sellaiseksi, että tekstin voisi julkaista vaikka sellaisenaan. Mitä helpommalla toimittaja pääsee, sitä todennäköisemmin uutinen julkaistaan. Ja mitä vähemmän toimittajan tarvitsee muokata tekstiä, sitä varmemmin saat viestisi läpi juuri haluamassasi muodossa.

Käytä selkeää kieltä. Ole konkreettinen. Vältä passiivia ja asian verhoilua monimutkaisiin ja pitkiin muka-hienoihin lauseisiin. Älä myöskään oleta, että toimittaja tai lukijat tuntevat oman alasi lyhenteet ja erikoistermit, vaan avaa ne kansankielisesti.

Älä pelkää käyttää numeroita. Jos uutinen perustuu tutkimustuloksiin tai koskee esimerkiksi liikevaihdon kasvua, älä piilota lukuja!

Sitaatit

Sitaatit eli henkilöiden kommentit ovat hyödyllisiä, koska niillä on tapana lisätä kiinnostavuutta. Useimmiten lukijat ovat kiinnostuneempia toisista ihmisistä kuin asioista.

Sitaatit tuovat monipuolisuutta, jotta voit kertoa asioita värikkäämmin kuin muussa leipätekstissä. Tiedottavan organisaation avainhenkilö tai joku ulkopuolinen asiantuntija sopii parhaiten kommentoijaksi.

On tärkeää, että sitaatit tuovat tiedotteeseen jotain uutta. Usein ne voivat avata syitä muutoksen taustalla tai vaihtoehtoisesti tunnetiloja, joita tiedotteessa ei pystytä sanomaan yhtä suoraan ja luontevasti. Muista kuitenkin pitää sitaatit napakoina.

Visuaalisuus

Kuva tai grafiikka tukevat tiedotteen läpimenoa. Laadukas, visuaalinen taustamateriaali voi olla jopa syy siihen, miksi toimituksessa tartutaan itse tiedotteeseen. Kun tavoittelet tiedotteen lisäksi myös siihen liitetylle kuvalle läpimenoa, muista tämä: uutismedioiden jutuissa ei käytetä promokuvia eikä käsiteltyjä kuvia. Uutishuoneissa ja tiedoteportaaleissa hyvä kuvan ja otsikon yhdistelmä houkuttelevat lukijaa klikkaamaan tiedotetta (lue vinkkejämme kuvituskuvan valintaan täällä). 

Yhteystiedot

Nimi, titteli, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Myös Twitter-handle on hyvä lisätieto, jos ko. henkilö on Twitterissä aktiivinen. Yhteyshenkilön on syytä olla tavoitettavissa, mielellään heti tiedotteen lähdettyä ja koko päivän. Huolehdi siitä, että kyseinen henkilö varmasti tietää olevansa lisätietojen antajana!

Huomioi päivän muu uutistarjonta

Aina hyväkään tiedote ei mene mediassa läpi. Seuraa päivän uutistilannetta: jos meneillään on suuri uutistapahtuma, arvioi voisiko tiedotteen lähettämistä hieman siirtää. Milloin päivän uutistarjonta luo otolliset puitteet viestinnällesi? Pohdi, millaisessa uutisympäristössä haluat saada juuri oman organisaatiosi äänen kuuluviin. 

Ota huomioon myös jo tiedossa olevat tulevat uutistapahtumat ja kaupalliset juhlapäivät. Esimerkiksi veronpalautuspäivinä hyväkin tiedote hukkuu helposti markkinointiviestinnän joukkoon.

Jakelu

Täydellinenkään tiedote ei saavuta yleisöään, ellei sen jakelua hoideta oikein. STT Info -tiedotejakelupalvelun avulla saat toimitettua tiedotteesi nopeasti ja helposti suoraan kaikkien yrityksellesi relevanttien uutismedioiden toimitusjärjestelmiin. Lisäksi saat käyttöösi kattavan lukijadatan ja pääset hyödyntämään STT Infon Twitter- ja Facebook-tilejä tiedotteesi jakelussa.

Mikäli päädyt hoitamaan jakelun omin voimin, kannattaa pitää mielessä ainakin tiedotteen upottaminen yrityksen omille kotisivuille ja käytettävissä oleviin sosiaalisen median kanaviin. Hyödynnä jakelussa myös suomi–toimitus–suomi-sanakirjaamme, jotta osaat puhua samaa kieltä uutishuoneiden kanssa!


Hyvä tiedote palvelee useampia kanavia ja sidosryhmiä ja aikaansaa parhaimmillaan näkyvyyttä niin journalistisessa mediassa, sosiaalisessa mediassa kuin hakukoneissa. Ota talteen vinkkimme hyvän lehdistötiedotteen rakennuspalikoista maksuttomasta oppaastamme: 

Näin kirjoitat hyvän lehdistötiedotteen

Kuva: Liina Nelimarkka

Artikkeli päivitetty 30.3.2020.
Alkuperäinen teksti on julkaistu 20.5.2015 ja sen kirjoitti blogin entinen päätoimittaja Liina Nelimarkka. 

Aiheet: tiedote ja tiedottaminen, mediaviestintä

Maunu Anhava

Kirjoittaja Maunu Anhava

Liiketoimintapäällikkö, STT Viestintäpalvelut ja Lehtikuvan kuvamyynti