[fa icon="calendar'] 17.5.2019 12:30 / kirjoittaja Olli Vesala

roskis_editoitu_l50711503-1-1

Tiedotteiden tai uutiskirjeiden lähettäminen on olemukseltaan yleensä massapostittamista, vaikka se olisi miten hyvin kohdennettua.  Roskapostisuodattimet ovat kärkkäitä tarttumaan tämän tyyppisiin sähköposteihin. Pelkällä maalaisjärjelläkin pääsee pitkälle, mutta jokaisen viestijän on syytä tietää ainakin seuraavat kahdeksan asiaa roskapostisuodattimien toiminnasta.

 

1. Spämmifiltteri arvostelee kaikki viestit

Suodatin pisteyttää kaikki saapuvat sähköpostit niiden ”roskapostimaisuuden” mukaan. Mitä korkeammat pisteet, sitä todennäköisemmin viesti ei pääse ollenkaan läpi tai viesti merkataan roskapostiksi. Eri organisaatioilla ja sähköpostipalveluiden tarjoajilla suodatin toimii eri tavalla: osalla suodatus on tiukempi, osalla löysempi.

Spämmifiltteri tunnistaa mm. avainsanoja, epätyypillistä käyttäytymistä ja ottaa huomioon lähettäjän maineen. Näiden tekijöiden perusteella pisteet jaetaan, ja viestin kohtalo ratkeaa.

 

2. Käteinen, ilmainen, Viagra - vältä näitä sanoja!

Vaikka pelkät avainsanat eivät ole enää ratkaisevia, niiden merkitystä ei ole syytä vähätellä. Avainsanat korostuvat etenkin englanninkielisissä tiedotteissa. Spämmifilttereiden vieroksumia sanoja ovat esimerkiksi Cash, Free, Purchase tai lääkeaineiden nimet kuten Viagra.

Verkosta löytyy pitkiä listoja vältettävistä sanoista, tässä yksi kattava. Jos lähetät tiedotteita englanniksi, haittasanat on syytä tuntea. Suomeksi kirjoittaessa asia on myös hyvä tiedostaa, ja ainakin pyrkiä välttämään spämmimäisten sanojen toistamista.

 

3. Liian pitkä tai lyhyt otsikko vaikuttaa pisteytykseen

Otsikko kannattaa pitää riittävän lyhyenä, mutta pidempänä kuin pari sanaa. Muutoin roskapostia seulova robotti saattaa pitää käyttäytymistä epätyypillisenä. Napakka otsikko palvelee tietenkin myös vastaanottajaa. Mustalla listalla olevien avainsanojen käyttö on erityisen haitallista läpimenon kannalta otsikossa.

 

4. ÄLÄ HUUDA!

Monet spämmifiltterit tulkitsevat versaaleilla eli caps lock päällä kirjoitetun tekstin olevan nykyään epätyypillistä ja epäsoveliasta käyttäytymistä. SEN VUOKSI TÄMÄN TYYPPINEN KIRJOITTAMINEN TAI OTSIKOINTI VOI VAIKUTTAA VIESTIN LÄPIMENOON. Myös huutomerkkijonojen käyttö on huono ajatus läpimenon kannalta – ja tyylillisesti.

 

5. Muista oikeinkirjoitus

Etenkin englanninkielisessä viestissä runsaat kirjoitusvirheet voivat olla kohtalokkaita läpimenolle. Uusimmat spämmifiltterit kiinnittävät nimittäin huomiota myös kieliasuun. Tämä on toki tärkeää myös vastaanottajalle ja organisaatiosi maineelle.

 

6. Linkkien lyhennyspalveluiden käyttö ei ole suositeltavaa

Linkkien lyhentäminen verkkopalveluiden avulla voi herättää suodattimen epäilykset. Esimerkiksi bit.ly-palvelussa luotujen linkkien liittäminen tiedotteeseen voi heikentää sen läpimenoa. Täällä on listattu eniten väärinkäytettyjä lyhennyspalveluita.

Käytä kokonaisia linkkejä. Oma verkkosivu kannattaa rakentaa sillä ajatuksella, että laskeutumissivun osoite on mahdollisimman yksiselitteinen.

 

7. Tarkkana liitetiedostojen kanssa

Roskapostin lähettäjät ja viruksia levittävät tahot ovat jo vuosia hyödyntäneet liitetiedostoja hämärähommissaan, joten liitteiden kanssa täytyy olla erityisen harkitsevainen. Liitetiedostoja sisältävien tiedotteiden läpimenoa uhkaa nimittäin roskapostisuodattimen lisäksi myös automaattinen virustarkastus. JavaScript ja Flash-tiedostojen lähettäminen kannattaa unohtaa. Upotetut JavaScript- ja Flash-elementit ovat myös punainen vaate sähköpostin portinvartijalle.

Tavanomaiset Word- tai Excel-tiedostot saattavat myös heikentää pisteytystä. Tämä johtuu siitä, että Wordissa tai Excelissä voi olla ns. makroja eli koodinpätkiä, joilla suoritetaan dokumentissa jokin komento tai toiminto. Näihin makroihin sekä spämmifiltterit että virusturva suhtautuvat nihkeästi. Joidenkin yritysten filtterit esimerkiksi blokkaavat kaikki Word-tiedostot, jotka sisältävät makroja. Harkitse siis vielä kerran, onko Wordin liittäminen viestiisi aivan välttämätöntä. PDF-tiedosto on turvallisin valinta läpimenon kannalta, mutta senkin osalta riskit kasvavat, jos käyttämäsi PDF-ohjelmisto on vanhentunut.

Suuret video- tai kuvatiedostot saattavat kimmota suodattimesta, jos suodatuksessa on määritelty liitetiedoston maksimikooksi esimerkiksi 5 megatavua.

 

8. Vanhat listat rapauttavat lähettäjämainetta

Jos lähettää paljon sähköpostia vanhentuneisiin tai virheellisiin osoitteisiin, sähköpostin lähettäjän maine kärsii, mikä vaikuttaa merkittävästi viestien perillemenoon. Vastaanottajalistojen on tämän vuoksi oltava ajan tasalla oli kyse sitten tiedote- tai uutiskirjepalvelusta.

 

Bonusvinkki: Älä jää sähköpostin varaan

STT Info -tiedotepalvelussa viestisi perillemeno ei ole pelkän sähköpostin varassa. Uutispalvelujakelun avulla tiedote päätyy suoraan uutistoimitusten toimitusjärjestelmiin. Tämä varmistaa osaltaan toimitusnäkyvyyden.

 

Edellä mainitut kahdeksan seikkaa auttavat sinua saamaan tiedotteen paremmin läpi toimittajan sähköpostiin. Jotta tiedote päätyisi siitä vielä eteenpäin, ja saisit yrityksellesi kaipaamaasi ansaittua medianäkyvyyttä, kannattaa lukaista vinkkimme houkuttelevan tiedotteen kirjoittamisesta. Lataa opas alta klikkaamalla kuvaa: 

Näin kirjoitat hyvän lehdistötiedotteen

 

Kirjoitusta varten on haastateltu Solita Oy:n tietohallintojohtaja Kai Niskasta. Solita on STT:n pitkäaikainen IT-kumppani.

Blogin pääkuva: Lehtikuva / Heikki Saukkomaa

Aiheet: tiedote ja tiedottaminen, mediaviestintä

Olli Vesala

Kirjoittaja Olli Vesala

STT Viestintäpalveluiden kehityspäällikkö ja STT Infon tuottaja