[fa icon="calendar'] 27.3.2020 7:14 / kirjoittaja Aku Aarnio

Koronaviruspandemian takia eri tiedotusvälineet lähestyvät eri organisaatioita juuri nyt poikkeuksellisen paljon. Tavallisestikin kun organisaatio lähettää lehdistötiedotteen, lehdistökontaktien täytyy olla valmistautunut yhteydenottoihin. Nyt uutistoimitukset ovat virittäneet koneistonsa niin huippuunsa, että pandemiaa koskevasta tiedotteesta voi tulla yhteydenottoja jopa muutaman kymmenen sekunnin kuluttua siitä, kun tiedote on saapunut toimitukseen.

Vaikka välitöntä yhteydenottoa ei tulisikaan, usein lehdistötiedotteita siirretään harkittavaksi myöhempään ajankohtaan tai niistä poimitaan asiantuntijoiden yhteystiedot ylös. Kun toimittaja sitten ottaa yhteyttä haastattelua varten, tarjoutuu kontaktille mahdollisuus olla kommentoimassa ajankohtaista asiaa ja nostaa omaa asiantuntemusta esille. Tässä blogissa tarjoamme parhaat vinkkimme siihen, miten toimia lehdistökontaktina toimittajan kanssa. Juttuun asiantuntijanäkemyksensä tarjosi STT:n uutispäällikkö Annu Marjanen.

Annu Marjanen-1

STT:n uutispäällikkö Annu Marjanen sanoo, että media arvostaa selväsanaisia asiantuntijoita. (Kuva: Anni Reenpää/Lehtikuva.)

 

1. Valitse oikea henkilö yhteyshenkilöksi

Mieti tarkasti, kuka on yrityksessänne oikea henkilö vastaamaan mahdollisiin median yhteydenottoihin. Hänellä tulee olla tietoa julkaistusta aiheesta ja valmius kommentoida asiaa, kun tieto julkistetaan.

Uutispäällikkö Annu Marjanen huomauttaa, että mikäli organisaatiolla menee oikean haastateltavan etsimisessä paljon aikaa, toimittaja hakee kommentit muualta. Marjasen mukaan media arvostaa asiantuntemuksen lisäksi myös muun muassa selväsanaisuutta ja palvelualttiutta.

 

2. Valmistaudu kysymyksiin

Toimittaja, joka on yhteydessä lehdistökontaktiin, hakee usein jotain laajempaa kuin pelkkää sitaattia uutiseen. Yhteydenotto liittyy syventäviin kysymyksiin. Varmista, että sinulla on tuore käsitys aiheesta ja valmistaudu avainasioihin, jotta voit tuoda esille ajantasaista tietoa. Kysymyksiä ja vastauksia -dokumentti voi olla hyödyllinen apuväline.

 

3. Ole tavoitettavissa!

Kun lehdistötiedote on julkistettu, varaudu olemaan heti tavoitettavissa. Pidä silmällä puhelinta sekä sähköpostia. Mikäli et pysty vastaamaan kaikkiin toimittajan esittämiin kysymyksiin suoraan, pyydä että voit palata asiaan niin pian kuin mahdollista. Hyvä nyrkkisääntö on olla yhteydessä viimeistään tunnin sisällä.

Kriisitilanteessa yhteydenotot tulevat aina puhelimitse. Toimittajat lähestyvät lehdistökontaktia sähköpostitse vain silloin, kun asialla ei ole välitön kiire.

Jos tiedotteessa on iso uutinen, toimittajat soittavat varmasti, vaikka tiedote sisältäisi kaiken mahdollisen, mitä aiheesta voi sanoa. Puheluita voi tulla eri medioilta useita peräjälkeen, ja samat kysymykset toistuvat. Jos työtilanteesi antaa periksi, vastaa kärsivällisesti kaikille.

 

4. Pysy faktoissa

Älä ryhdy liiaksi spekuloimaan. Mikäli et ole varma, miten vastata kysymykseen, lupaa palata asiaan, kun olet selvittänyt asian tarkasti. On myös parempi vastata ”en tiedä” kuin ”en kommentoi”. Pyri välttämään jälkimmäistä keskusteluissa. Nousevien ilmiöiden sekä yhteiskunnallisten muutosten pohdinta voi olla kiinnostavaa.

 

5. Älä yliarvioi esitietoja

Toimittaja toimii tulkkina erikoisosaamisesi ja suuren yleisön välillä. Asiantuntijana tiedät yleensä aiheesta enemmän kuin muut ja osa toimittajan työtä on tehdä asioista ymmärrettäviä. Tämän takia sinun kannattaa selventää keskustelua, jotta vältytään väärinymmärryksiltä ja jotta toimittaja varmasti ymmärtää asian. Käytä selkeää kieltä ja vältä ammatti-ilmaisuja sekä jargonia.

 

6. Pyydä, että saat lukea sitaattisi

Journalistin ohjeissa suositellaan antamaan haastateltavalle mahdollisuus tarkastaa omat sitaattinsa. Journalistin ohjeiden mukaan sitaatit voi antaa tarkastettavaksi, jos julkaisuaikataulu sen mahdollistaa. Journalistin ohjeista pidetään kiinni myös kriisioloissa ja sitaatit saa tarkistettavaksi aina kun se on mahdollista. Kiiretilanteissa toimittajan on vain tehtävä haastateltavalle selväksi, että aikataulu on hyvin tiukka.

Et voi odottaa, että pystyt vaikuttamaan esimerkiksi tekstin näkökulmaan tai otsikointiin. Pyydä ensisijaisesti muutoksia asiavirheisiin, epäselvyyksiin ja lausuntoihin, joiden takana et voi seistä.

 

7. Rakenna toimittajasuhteita pitkällä aikavälillä

Kerro toimittajalle, että hän voi mielellään olla yhteydessä sinuun, kun hän kirjoittaa juttua, joka koskettaa sinun omaa alaasi. Uutispäällikkö Annu Marjanen huomauttaa, että helposti tavoitettavia ja selkeäsanaisia kontakteja hyödynnetään useaan kertaan.

Media haluaa käyttää eri tahojen asiantuntijoita mahdollisimman laajasti. ”Mitä enemmän on eri alojen asiantuntijoita, sekä miehiä että naisia, jotka ovat valmiina osallistumaan julkiseen keskusteluun ja vastaamaan kysymyksiin, sitä moniarvoisempaa ja laadukkaampaa on julkinen keskustelu”, korostaa Marjanen.

 

Kiinnostuitko? Lue lisää mediasuhteiden hallinnasta ja kehittämisestä STT Viestintäpalveluiden oppaasta.

Medisuhteiden ABC -opas

Aiheet: maineenhallinta, kriisiviestintä, tiedote ja tiedottaminen, mediaviestintä

Aku Aarnio

Kirjoittaja Aku Aarnio