[fa icon="calendar'] 16.6.2017 9:44 / kirjoittaja [Vieraskynä] Laura Vuorio-Kuokka

Viranomaisviestintä.jpg

Viranomaisviestinnällä on paljon vaatimuksia, odotuksia ja velvotteita.  On pysyttävä faktoissa ja varmistettava, että viestintä tavoittaa hyvin laajan yleisön.

Viranomaisviestintää pidetään usein tylsänä ja kuivana, myös sitä tekevien asiantuntijoiden mielestä.  On viestittävä asioista, jotka eivät kiinnosta ketään tai jotka ”kiinnostavat vasta, kun jotain ikävää tapahtuu”.  Haluaisin kovasti nostaa viranomaisviestinnän arvostusta myös sitä tekevien keskuudessa. Eikö ole itseasiassa aivan mahtavaa, että tekee viestintää, jolla todella on tarkoitus? Eikö ole hienoa, ettei tarvitse pohtia, onko viestinnällä yleisöä?

Viranomaisviestinnällä tavoitettava kohderyhmä on parhaimmillaan kaikki suomalaiset ja lisäksi vielä kansainväliset tahot. Viestinnän avulla edistetään demokratian toteutumista, tehdään työtä kansalaisten turvallisuuden ja terveyden edistämiseksi, yhteiskunnallisen tasavertaisuuden toteutumiseksi ja palvelujen saavutettavuuden lisäämiseksi. Toki nämä lähtökohdat asettavat haasteita, mutta enemmän minusta mahdollisuuksia. Mahdollisuuksia tehdä monipuolista viestintää, jolle on valtava tarve.

Ketä kiinnostaa?

Kaikkia, kun tieto tarjoillaan tarpeeksi kiinnostavasti. Tylsiksi asiat koetaan, jos ne kerrotaan tylsästi. Kirjallisessa ilmaisussa viranomaisviestinnälle ominainen kapulakieli ja lakipykälien ylenpalttinen viljely tylsistyttävät tärkeänkin tekstin. Lukija väsyy jo ylipitkään ingressiin, jossa taustoitetaan ja taustoitetaan asiaa pääsemättä itse ytimeen. Hyvä uutinen on, että kirjoittamista voi harjoitella ja olen nähnyt paatuneimmankin kapulakielivirkamiehen löytävän tekstintuottamiseen uuden otteen.

Tärkeintä on pitää kokoajan mielessä, kuka tekstin lukee ja kirjoittaa hänelle. Niin, että hän ymmärtää sisällön ilman lakiaputoimistoa ja 25 vuoden virkamiesuraa. Paljon pitää sanoa jo lakipykälienkin takia, mutta usein silti voi tiivistää ja karsia. Verkkokirjoittamisessa tekstimäärän hallintaan auttaa esimerkiksi linkitykset ja sivuhierarkia, jolloin itse ydinsisältö säilyy luettavampana.

Sama vinkki toimii kaikessa muussakin sisällöntuotannossa: kuka tämän tiedon tarvitsee? Kuka tämän viestin lukee, katsoo, kuuntelee, aistii? Kun pystytään tunnistamaan viestin kuluttaja, eli itseasisassa asiakas, pystytään tekemään viestintää, joka menee niin sanotusti perille. STT:n oppaaseen antamani esimerkki Verohallinnon kampanjasta Aina Inkeri Ankeisen kanssa, on hyvä toteutus yleisön tunnistamisesta ja tärkeän asian viestimisestä yleisön tavoittaen.

Ei resursseja tehdä asioita uudella tavalla?

Pötyä. Hyvää, ketterää, hauskaa ja tarkoituksenmukaista viranomaisviestintää voi toteuttaa pieninkin resurssein. Kyse on enemmänkin ajan suuntaamisesta ja  tavasta tehdä, kuin rahasta. Mahdollisuuksiin tarttumista ja uusia viestintätapoja voi joutua vanhoihin kaavoihin kangistuneessa organisaatiossa vähän herättelemään. Herättelyn myötä yleensä paitsi asiakkaat, myös viestinnän tekijät ovat saaneet oivalluksia ja uusia positiivisia ajatuksia työhönsä. Loppuun pari esimerkkiä ketterästä ja oivaltavasta viranomaisviestinnästä:

Verokortti verkossa. Ketterä someviestintä yhdistettynä yleisön tuottamaan sisältöön

Tosielämän Aina Inkeri lähetti veroilmoituksen Verohallintoon pyydetyllä tavalla, verkossa. Tosin tässä tapauksessa kirjaimellisesti siis keltaisen muoviverkon sisällä kirjekuoressa. Verohallinto julkaisi kuvan somekanavissaan. Jutusta tuli lähes viraali, tärkeä asia sai  somen lisäksi näkyvyyttä muun muassa Ylellä, Ilta-Sanomissa ja Radio Suomi-Popissa. Verohallinnon Facebookissa julkaisu tavoitti yli 600 000 ja sai 1600 jakoa. Suosiosta kerrottiin myös  Verohallinnon Snapchatissa, josta itse suosion laajuudesta kuulinkin. Toivottavasti Verohallinto on kiittänyt verkossa verokorttinsa lähettänyttä jollakin kivalla tavalla.

Amisreformi. Hankeviestintää ymmärrettävästi

Toiseksi esimerkiksi poimin Opetus- ja kulttuuriministeriön Ammatillisen koulutuksen reformin, joka on yksi hallituksen kärkihankkeista. Amisreformiksi ristityssä hankkeessa monimutkaista lainsäädäntöä on avattu kiitettävästi infograafien kautta, joita toivoisi näkevän viranomaisviestinnässä enemmänkin. Vaikeaa termistöä haluttiin myös selventää ja Kotuksen konsultoinnin avulla syntyi reformisanasto. Läpi hankkeen valmistelun on hyödynnetty vuorovaikutteisia työpajoja sekä ketteryyttä olemassa olevin resurssein, esimerkiksi videoita on tuotettu nollabudjetilla itse.

Osa viestintää oli myös hankkeen jalkauttaminen Taitaja2017-tapahtumassa. Hienojen rintamerkkien ja leikkimielisen amiscoachin lisäksi messuille lähti joukko virkamiehiä kertomaan hankkeesta ständille. ”Messuilla moni kävi ihastelemassa, että messuständimme oli toteutettu viranomaisosastoksi niin luovalla tavalla. Samalla saimme kiitosta opettajilta, opiskelijoilta ja muilta tapahtumavierailta, että asiantuntijamme olivat paikalla kertomassa hankkeen tuomista uudistuksista ja kuuntelemassa kentän mietteitä” kertoo OKM:n viestintäasiantuntija Heidi Mäenpää. (Tutustu hankkeeseen täällä).

Meillä on jo monia hienoja toteutuksia ja vielä enemmän rautaisia viestinnän ammattilaisia viranomaisviestintäämme hoitamassa. Toivoisin kuitenkin vielä paljon enemmän rohkeutta, ketteryyttä ja uskallusta. Lakipykälistä tinkimättä tottakai. Kuulisin mielelläni sinun hyvät esimerkkisi, vaikkapa twitterissä: Laura Vuorio-Kuokka @lauravuok #viranomaisviestintä.

Lue Laura Vuorio-Kuokan sekä 13 muun viestinnän asiantuntijan vinkit medianäkyvyyden ansaitsemiseen uudesta oppaastamme. Saat sen ladattua tästä alta:  

Ansaittu medianäkyvyys

Kuva: Tuomas Marttila / Lehtikuva 

[Vieraskynä] Laura Vuorio-Kuokka

Kirjoittaja [Vieraskynä] Laura Vuorio-Kuokka

Laura Vuorio-Kuokka on viestintäyrittäjä, joka vaikuttaa myös viestintätoimisto Kaiku Helsingin valmentajana.

Tilaa kirjoitukset sähköpostiisi:

New Call-to-action

Viimeisimmät kirjoitukset