Kiireisten toimittajien saaminen tiedotustilaisuuteen voi tuntua toivottomalta. Tapahtumajärjestäjän ensimmäinen huoli on, tuliko kutsu mediatilaisuuteen edes huomioiduksi. Kyllä tuli! Vaikka STT:lle saapuu satoja sähköposteja päivittäin, kaikki viestit luetaan. Tapahtumajärjestäjän kannalta ei kuitenkaan riitä, että kutsu tulee luetuksi. Tiedotustilaisuuteen toivotaan myös osallistujia. Miten siinä onnistutaan?
Toimittajan saaminen tiedotustilaisuuteen riippuu pitkälti siitä, kuinka merkittävä ja kiinnostava tilaisuudessa käsiteltävä aihe on uutisarvoltaan. Esimerkiksi STT:lle saapuneet infokutsut jatkavat matkaansa uutissuunnitteluun, jossa keskitytään löytämään median kannalta uutisarvoiset aiheet ja tilaisuudet.
Uutisarvoa arvioidaan infotilaisuudessa esillä olevan aiheen merkittävyyden, yllättävyyden, kiinnostavuuden, ajankohtaisuuden ja läheisyyden perusteella. Kun jonkin näistä uutiskriteereistä täyttyy, olet onnistunut herättämään median kiinnostuksen.
Uutisarvon lisäksi tapahtumapäivän muu uutistilanne vaikuttaa median osallistumismahdollisuuksiin. Onneksi molemmat asiat on mahdollista huomioida jo tilaisuutta suunniteltaessa. Seuraavat viisi vinkkiä kertovat miten:
1. Järjestä tilaisuus vain, kun asia on merkittävä
Tiedotustilaisuutta ei kannata järjestää, jos asia on vähäpätöinen. Kiireiset toimittajat on helpompi saada paikalle, kun yrityksellä on tarpeeksi painavaa asiaa. Tilaisuuden tulisi tarjota jotain sellaista, mitä perinteisellä tiedotteella ei voida viestiä.
Määrittele itsellesi, miksi tilaisuus järjestetään, mitä sillä tavoitellaan ja mitä halutaan kertoa. Pyri etenkin vastaamaan kysymykseen, mitä lisäarvoa toimittaja saa siitä, että hän saapuu paikalla. Onko paikalla kiinnostava haastateltava? Vai onko aihe tärkeä, mutta monimutkainen, jolloin toimittajien on hyvä kuulla asiasta elävältä ihmiseltä?
Turhien lehdistötilaisuuksien järjestäminen vie vain aikaa ja rahaa organisaatioltasi.
2. Mahdollista etäosallistuminen
Korona-aika toi mukanaan etätilaisuuksien arkipäiväistymisen ja myös etänä järjestettävät mediatilaisuudet. Niissä on toimittajien näkökulmasta huonojakin puolia kuten se, että vuorovaikutteisuus kärsii.
Moni tiedotustilaisuus jää kuitenkin vaille osallistujia, jos etäosallistuminen ei ole mahdollista. Tämä koskee varsinkin tilaisuuksia, jotka ovat siinä hilkulla, kiinnostuuko media niistä vai ei. Jos toimittajan on helppo seurata tilaisuutta toimituksesta vaikka päivystysvuoron ohessa, se vie paljon vähemmän aikaa kuin hotellin kokouskeskukseen raahautuminen ja infoviinereiden narskuttaminen. Ja toimittajien aika on kortilla.
Teams, Zoom, Meet - mikä vaan sopii. Toimittajille pitää antaa mahdollisuus kysyä kysymyksiä, ja tästä lupauksesta täytyy myös pitää kiinni.
3. Vältä ruuhkapäivät
Lehdistötilaisuuden ajoituksella on merkittävä vaikutus osallistujamäärään. Toimituksissa resurssit ovat rajalliset ja toimittajien saaminen paikalle on sitä hankalampaa mitä enemmän mediatilaisuuksia samalla kellonlyömällä järjestetään.
Julkisuuden ruuhkatilanne selviää helposti STT Luotsi –palvelusta. Kuten oheisesta kuvakaappauksesta käy ilmi, eräänä maaliskuisena tiistaina aamukymmeneltä on järjestetty useita lehdistötilaisuuksia - eri puolilla Suomea tosin.
STT Luotsi -palvelusta löytyvät lehdistötilaisuuksien lisäksi myös muunlaiset mediaa kiinnostavat tapahtumat kuten seminaarit ja julkistukset.
Lue lisää STT Luotsista ja kokeile palvelua maksutta 2 viikkoa
4. Sopiiko viestisi päivän mediaympäristöön?
Tarkastele tapahtumamäärän lisäksi, minkä aihepiirin tilaisuuksia suunniteltuna ajankohtana järjestetään. Syövätkö ne mahdollisesti oman tilaisuutesi medianäkyvyyttä vai liippaako jokin tapahtuma aihepiiriltään omaasi, jolloin voisitte saada äänenne kuuluviin samassa imussa.
Toimittaja kaipaa juttuihinsa erilaisia näkökulmia, joten tilaisuus, joka kytkeytyy julkisuudessa esillä olevaan teemaan tai tapahtumaan, saattaa kiinnostaa.
Mediaympäristön hahmottamisessa avun voi saada kehutusta Mediaviestinnän uutiskirjeestämme, joka kertoo joka maanantai, mikä vie median huomion alkavalla viikolla.
5. Panosta kutsuun ja lähetä se ajoissa
Kutsu on tilaisuuden käyntikortti, jolla median mielenkiinto herätetään. Kutsuun kannattaa kiteyttää kaikki oleellinen tieto tilaisuudesta: mitä kysymyksiä tilaisuudessa käsitellään, keitä on paikalla ja tilaisuuden arvioitu kesto. Toimittajien työtä helpottaa, mikäli aiheesta on myös lyhyt taustoitus.
Kutsu kannattaa lähettää toimituksille vähintään viikko ennen tapahtuma-ajankohtaa. Tarvittaessa voit lähettää myöhemmin vielä muistutuskutsun.
Kun käytät STT Info -tiedotepalvelun toimitusjärjestelmäjakelua ja STT Luotsi -palvelua, näet oman kutsusi samassa muodossa kuin toimittajat sen näkevät. Yhtä lailla pystyt näkemään, kun tapahtumasi lisätään STT Luotsiin ja lopulta myös sen, onko STT uutisoimassa aiheesta.
+ Bonusvinkki: huomioi median kuvatarpeet
Toimittajien lisäksi ota huomioon myös kuvaajat. Kuvat ovat olennainen osa journalismia. Kun tilaisuudessa on kiinnostavaa kuvattavaa, se voi herättää paitsi kuvaajan, myös kirjoittavan toimittajan mielenkiinnon.
Lue oppaastamme lisää siitä, miten kehität medianäkyvyyttäsi pitkällä aikavälillä:
Blogitekstin kuva: Lehtikuva
Blogikirjoitus on päivitetty 3/2023. Alkuperäinen blogikirjoitus julkaistiin 9/2017 ja sen kirjoitti tuottaja Jani Koskinen.
