[fa icon="calendar'] 11.9.2017 14:09 / kirjoittaja Jani Koskinen

STT Pro ruuhka.jpg

Kiireisten toimittajien saaminen tiedotustilaisuuteen voi tuntua toivottomalta. Tapahtumajärjestäjän ensimmäinen huoli on, tuliko kutsu edes huomioiduksi. Kyllä tuli! Vaikka STT:lle saapuu useita satoja sähköposteja päivittäin, kaikki viestit luetaan. Tapahtumajärjestäjän kannalta ei kuitenkaan riitä, että kutsu tulee luetuksi. Tiedotustilaisuuteen toivotaan myös osallistujia. Miten siinä onnistutaan?

Toimittajan saaminen tiedotustilaisuuteen riippuu pitkälti siitä, kuinka merkittävä ja kiinnostava tilaisuudessa käsiteltävä aihe on uutisarvoltaan. Esimerkiksi STT:lle saapuneet infokutsut jatkavat matkaansa uutissuunnitteluun, jossa keskitytään löytämään median kannalta uutisarvoiset aiheet ja tilaisuudet. Uutisarvoa arvioidaan infotilaisuudessa esillä olevan aiheen merkittävyyden, yllättävyyden, kiinnostavuuden, ajankohtaisuuden ja läheisyyden perusteella. Kun jonkin näistä kriteereistä täyttyy, olet onnistunut herättämään median kiinnostuksen.

Uutisarvon lisäksi tapahtumapäivän muu uutistilanne vaikuttaa median osallistumismahdollisuuksiin. Onneksi molemmat asiat on mahdollista huomioida jo tilaisuutta suunniteltaessa. Seuraavat neljä vinkkiä kertovat miten:

1) Järjestä tilaisuus vain, kun asia on merkittävä

Tiedotustilaisuutta ei kannata järjestää, jos asia on vähäpätöinen. Kiireiset toimittajat on helpompi saada paikalle, kun yrityksellä on tarpeeksi painavaa asiaa. Tilaisuuden tulisi tarjota jotain sellaista, mitä perinteisellä tiedotteella ei voida viestiä.  Määrittele itsellesi, miksi tilaisuus järjestetään, mitä sillä tavoitellaan ja mitä halutaan kertoa.

2) Vältä ruuhkapäivät

Lehdistötilaisuuden ajoituksella on merkittävä vaikutus osallistujamäärään. Toimituksissa resurssit ovat rajalliset ja toimittajien saaminen paikalle on sitä hankalampaa mitä enemmän mediatilaisuuksia samalla kellonlyömällä järjestetään.

Ajankohtaa suunniteltaessa puhelua ennustajalle ei tarvitse tehdä, sillä julkisuuden ruuhkatilanne (ks. kuva alla) selviää helposti STT Pro –tapahtumatietopalvelusta. Viikolla 37 otollisia päiviä tiedotustilaisuuden järjestämiselle olisivat keskiviikko ja perjantai, jolloin Suomessa järjestetään vain muutama medialle suunnattu tilaisuus.

julkisuuden-ruuhka-pro.jpg

3) Sopiiko viestisi päivän mediaympäristöön? 

Tarkastele tapahtumamäärän lisäksi, minkä aihepiirin tilaisuuksia suunniteltuna ajankohtana järjestetään. Syövätkö ne mahdollisesti oman tilaisuutesi medianäkyvyyttä vai liippaako jokin tapahtuma aihepiiriltään omaasi, jolloin voisitte saada äänenne kuuluviin samassa imussa. Toimittaja kaipaa juttuihinsa erilaisia näkökulmia, joten tilaisuus, joka kytkeytyy julkisuudessa esillä olevaan teemaan tai tapahtumaan, saattaa kiinnostaa.

 4 ) Panosta kutsuun ja lähetä se ajoissa

Kutsu on tilaisuuden käyntikortti, jolla median mielenkiinto herätetään. Kutsuun kannattaa kiteyttää kaikki oleellinen tieto tilaisuudesta: mitä kysymyksiä tilaisuudessa käsitellään, keitä on paikalla ja tilaisuuden arvioitu kesto. Toimittajien työtä helpottaa, mikäli aiheesta on myös lyhyt taustoitus.

Kutsu kannattaa lähettää toimituksille vähintään viikko ennen tapahtuma-ajankohtaa. Tarvittaessa voit lähettää myöhemmin vielä muistutuskutsun. 

+ Bonusvinkki: huomioi median kuvatarpeet

Toimittajien lisäksi ota huomioon myös kuvaajat. Kuvat ovat olennainen osa journalismia. Kun tilaisuudessa on kiinnostavaa kuvattavaa, se voi herättää paitsi kuvaajan, myös kirjoittavan toimittajan mielenkiinnon.  

Blogitekstin kuva: Lehtikuva

Lue oppaastamme lisää siitä, miten mediaympäristöä ennakoimalla voit ajoittaa viestintääsi tehokkaasti: 

Tunne mediaympäristösi

Aiheet: mediaviestintä, Viestinnän suunnittelu

Jani Koskinen

Kirjoittaja Jani Koskinen

Jani Koskinen, tuottaja STT. Tällä hetkellä Jani työskentelee STT Pron, viestinnän suunnittelua ja ajoitusta helpottamaan tarkoitetun palvelun, parissa.