[fa icon="calendar'] 16.9.2015 13:19 / kirjoittaja Liina Nelimarkka

Tiedote_Cropped 

Hyvä tiedote kiinnostavasta aiheesta voi mennä hukkaan, jos lähetät sen väärille henkilöille tai väärään aikaan. Tässä muutamia vinkkejä, joilla parannat onnistumismahdollisuuksiasi. 

Milloin? Mikä on digiajan median rytmi?

Uutisia julkaistaan läpi vuorokauden. Osa päätyy verkkoon välittömästi ensimmäisen tiedon ilmestyttyä, toisia työstetään pidempään julkaistavaksi päivän pääuutislähetyksessä tai aamun painetussa lehdessä. 

Hyvä nyrkkisääntö on lähettää tiedote aikaisin aamulla. Näin se ehtii toimitusten aamupalavereihin ja saattaa päästä päivän uutisagendalle. Jos aiheesta on pidempään ja syventävämpään juttuun, niin kirjoittavia käsiä on vielä tarjolla ja toimittajalla on päivä aikaa työstää aihetta. 

Viikonpäivistä maanantai on usein hiljaisempi päivä tiedotteiden suhteen. Ehkä voisit tehdä tiedotteesi valmiiksi perjantaina ja säästää sen julkaisun maanantaille, jolloin muu uutis- ja tiedotetarjonta on niukempaa? 

Huomioi myös päivän muu uutistarjonta. Jos meneillään on suuri uutistapahtuma, voi hyväkin tiedote jäädä sen jalkoihin. Arvioi, voisiko tiedotteen lähettämistä hieman siirtää. Milloin päivän uutistarjonta luo otolliset puitteet viestinnällesi? Pohdi, millaisessa uutisympäristössä haluat saada juuri oman organisaatiosi äänen kuuluviin. (Median agendalla olevat tapahtumat näet STT Prosta!). 

Kenelle? Valitse oikea kohderyhmä

Kenelle tiedote sitten kannattaa lähettää? Helpoimmalta ratkaisulta saattaa tuntua spämmätä koko tiedotepalvelun kontaktikannalle - virhe! Se on lyhytnäköinen tie: tiedotusvälineillä ja toimittajilla on omat erityisalueensa, joihin liittyviä asioita he käsittelevät. Matkailutoimittajaa tuskin kiinnostaa, jos joku on lanseeraamassa uutta työnhakupalvelua. Lähettämällä tiedotteita täysin väärille henkilöille pilaat helposti maineesi koko mediatalossa. 

Huolehdi, että käyttämäsi kontaktikanta on ajan tasalla. Kohderyhmälistojen rakentamiseen kuluu aikaa, mutta se mahdollistaa tarkasti kohdennetun tiedotejakelun juuri niille oikeille toimittajille.

Kerran koottu kontaktilista vaatii säännöllistä päivittämistä. Itse tehtynä tämä kontaktitietojen kerääminen ja päivittäminen on aikaavievää ja kuormittavaa työtä. Viestijän työ helpottuu, jos käytössä on tiedotejakelupalvelu, jonka tarjoajalta saa valmiit medialistat käyttöönsä. Tiedotejakelupalvelun tarjoaja huolehtii kontaktilistoista ja niiden ajantasaisuudesta asiakkaan puolesta. Tällöin omat paukut voi pistää tiedotteen kirjoittamiseen. 

Tiedotejakelupalveluista voi hakea toimittajia kiinnostuksen kohteiden perusteella. Toinen hyvä keino löytää se oikea toimittaja on katsoa lehden arkistosta, kuka toimittaja on kirjoittanut juuri tiettyyn aiheeseen liittyvistä asioista. Tämä onnistuu esimerkiksi mediaseurannalla arkistohakua hyödyntämällä. Toimialaseurannan voi rajata koskemaan esimerkiksi vain Helsingin Sanomien printtiversiota kuluneen vuoden ajalta. Näin löydät ne toimittajat, jotka kirjoittavat juuri omasta alastasi ja mitkä ovat niitä asioita, joihin huomio artikkeleissa kohdistuu. 

Ethän unohda bloggaajia! Heitä tulee kohdella kuten toimittajia, eli kohdista tiedotteesi heillekin ala- tai asiakohtaisesti. 

Kuva: Liina Nelimarkka 

Lisää vinkkejä tiedottamiseen löydät Mediaviestinnän ABC oppaastamme: 

lataa-mediavistinnan-abc

Aiheet: tiedote ja tiedottaminen, mediaviestintä

Liina Nelimarkka

Kirjoittaja Liina Nelimarkka

Liina Nelimarkka on STT:n markkinointipäällikkö ja tämän blogin päätoimittaja.